7 تصور اشتباه در مورد سیستم اتوماسیون اداری
احتمالا با اسامی ترس های رایجی که گریبان بشر را می گیرند، آشنا هستید؛ ترس هایی از قبیل ،هراس از عنکبوت یا ترس از فضاهای بسته، اما آیا تا به حال نام ترس از روبرو شدن با ناشناخته ها به گوشتان رسیده است؟
اگر از جمله کاربرانی هستید که فعالیت خود را از زمان برنامه هایی مانند AS400 با صرف ساعت ها وقت و انرژی مضاعف آغاز کرده اید، منطقی است که ازشنیدن نام اتوماسیون وحشت زده شوید. احتمالا در طول های سالیان درازی که در این حرفه مشغول به کار بوده اید، شایعاتی مبنی بر ناکارآمدی سیستم های اتوماسیون اداریبه گوش شما رسیده است. یا شاید شما هم از آن دسته افرادی هستید که باور دارند، تا چیزی خراب نشده است نیازی به گزینه جایگزین نیست.
اتوماسیون اداری، حوزه ای نیست که فاقد سازماندهی و طبقه بندی باشد. به همین دلیل، متخصصان و کارشناسان متعددی سالیان دراز است که عمر خود را صرف ارائه راهنمایی به افرادی مانند شما کرده اند.
تیم متخصصان ما، روزانه صد ها دلیل متفاوت برای اجتناب از استفاده سیستم اتوماسیون اداریمی شنوند. با این حال ما موفق شده ایم، راهنمایی های لازم را در اختیار هزاران متخصص فناوری اطلاعات قرار داده ایم، تا اطلاعات لازم را در مسیر انجام امور سیستم های اتوماسیون اداری در اختیار داشته باشند.
در آمریکا حداقل دو گونه عنکبوت مرگبار وجود دارد ( در حالی که 40 هزار نوع عنکبوت موجود در این قاره زهری کشنده دارند). یک انسان معمولی می تواند نفس خود را به مدت 1 دقیقه حبس کند ( در حالی که رکورد جهانی از 24 دقیقه نیز تجاوز می کند)_ اگر منطقی با این ترس ها روبرو شوید در می یابید، ساده ترین راهکار در راستای مقابله با ترس ناشی از مواجهه با ناشناخته ها، کسب آگاهی است.
1. اتوماسیون اداری سیستم ناظر است
نظارت اهمیت دارد. اما این تنها نخستین گام در اتوماسیون اداری است. زمانی که صحبت از زیر نظر داشتن به میان می آید، باور عمومی حاکی از این است که شما حتما باید فردی را به منظور انجام این وظیفه در فروشگاه خود گماشته باشید.
اما نظارت در واقع به انجام دادن کاری اشاره نمی کند، این بدان معناست یک سیستم اتوماسیون اداری تصمیم گیریرا بر عهده ندارد. بلکه انسان ها با استفاده از اطلاعاتی که در این سیستم ها گردآوری می شود، تصمیمات کاربردی و راه گشایی را اتخاذ می کنند. به این ترتیب حتی پس از اینکه تمام نیرو های متخصص و خبره بازنشسته شدند نیز شما همه راه به اطلاعات گرانبهای تجارت خود دسترسی خواهد داشت.
راهکارهای رایگان یا درونی بهترین راهکارهای موجود هستند.
ضرب المثل معروفی وجود دارد که می گوید، هر چقدر پول بدهید، آش می خورید. ابزار های رایگان، ابزارهای کامل و انعطاف پذیری نیستند. این ابزار ها در تمام پلتفرم ها به خوبی اجرا نمی شوند. از این گذشته، اگر با مشکلی مواجه شوید نیز خبری از پشتیبانی و حمایت تیم پشتیبان در کار نخواهد بود.
ابزارهایی که درون سازمان شما ایجاد و به کار گرفته می شوند، آشوب بزرگی را به دنبال خواهند داشت. چرا که این برنامه ها غالبا از تقویم ها و برنامه ریزی ها متفاوتی استفاده می کنند که برخی از این برنامه ریزی ها توسط ابزارهای درون سازمانی روی کار آمده اند در حالی که دیگر برنامه ها به منظور استفاده در اپلیکیشن ها و نرم افزارهای متفاوتی مورد استفاده قرار می گیرند.
از این رو می توان گفت یکی از بزرگترین نقایص ابزارهای درون سازمانی در مقایسه با سیستم های اتوماسیون اداری، عدم هماهنگی و سازگاری با دیگر نرم افزار های موجود است. این ابزارها فاقد گزارش گیری های دقیق و سیستم اطلاع رسانی وظایف هستند. این ویژگی در تجارت هایی که بر پایه انجام پروژه های بلندمدت و غیر متعارف استوار است، بسیار ضروری است.