نرم افزارهای اتوماسیون اداری
به عنوان یک مدیر IT، وظایف شغلی شما به مراتب از عنوان شغلی شما فراتر خواهد بود. شرکت شما مانند هر تجارت دیگری با استفاده از نوآوری های موجود در عرصه تکنولوژی به فعالیت های خود ادامه می دهد. زمانی که سیستم های شما با مشکلی روبرو شوند، تجارت شما از کار باز می ایستد.
بنابراین شما به عنوان یک متخصص در زمینه تکنولوژی، تنها مسئول مدیریت تیم ها را برعهده نخواهید داشت. بلکه شما باید تمام سیستم های فعال در سیستم اتوماسیون اداری را زیر نظر داشته باشید و از عملکرد صحیح آن ها اطمینان حاصل کنید.
در حقیقت مسئولیت بزرگی بر دوش شما نهاده شده است اما خوشبختانه انجام این مسئولیت با استفاده از ابزار ها و سیستم های خودکار به مراتب ساده تر شده است.
در ادامه به 10 سیستم برای اتوماسیون اداریکه ابزار های لازم را در اختیار مدیران IT قرار داده اند اشاره خواهیم کرد. این مدیران با استفاده از برنامه ها بسیار ساده تر از گذشته تیم ها را مدیریت کرده و تجارت را به خوبی به جلو می رانند. به این ترتیب بازده شرکت به شدت افزایش می یابد.
1.Password
سیستم اتوماسیون اداریبا به کار گیری این برنامه مدیریتی روند انجام کارها را برای کاربران حاضر در ادارات به مراتب ساده تر کرده است. استفاده از این نرم افزار ها در سیستم اتوماسیون اداری، فضای مطلوبی را برای ذخیره سازی اطلاعات و ورود اطلاعات در ابزارهای جستجو به خوبی تامین کرده است. به این ترتیب دیگر نیازی به استفاده از برچسب های متعدد برای به خاطر سپردن رمزهای عبور وجود ندارد. چرا که کارکنان در شرکت شما می توانند با استفاده از این برنامه اطلاعات مربوط به کلمات عبور را به خوبی ذخیره کنید. بنابراین رمزهای عبور تقویت شده و تنها نیاز به خاطر سپردن یک رمز عبور وجود خواهد داشت.
علاوه بر این، این برنامه امنیت تجارت شما را به مراتب افزایش خواهد داد. سیستم در صورت مشاهده رمز عبور ناکارآمد، کارکنان شرکت را مطلع می‌کند. کارکنان قادر خواهند بود که رمز عبور مناسب و ایمنی را برای ورود به برنامه های متفاوت برگزیند از این گذشته این برنامه امکان ورود دو مرحله ای به سایت ها و نرم افزارهای متفاوت را ممکن ساخته است علاوه بر این شما می توانید با ایجاد کلمات کلیدی دو مرحله ای امنیت استفاده از نرم افزار ها را به مراتب برای کارکنان تجارت ها ممکن می کند. از این رو میزان ایمنی شرکت شما به مراتب افزایش پیدا خواهد کرد.
این برنامه نیاز به بازیابی کلمات عبور و به کلی از میان برداشته است. از آنجا که کارکنان برای استفاده از برنامه های متفاوت تنها نیاز به خاطر سپردن یک کلمه عبور دارند احتمال فراموش کردن یا از دست دادن رمز عبور از بین می رود. بازیابی رمز های فراموش شده در این نرم افزار نیز به خوبی ممکن شده است.
2.BetterCloud
مطالعات انجام شده در حوزه کیفیت استفاده از برنامه‌های مورد استفاده در اتوماسیون اداری مشخص کرده است که این سیستم ها با ایجاد رابط کاربری ساده مدیریت وظایف و کارکنان حاضر در شرکت ها را به کلی متحول ساختند.
نرم افزارbetter Cloud یکی از نرم افزار های به کار برده شده در سیستم اتوماسیون اداری است امنیت در مورد نیاز دارید شرکت ها و تجارت های بزرگ را تامین می کند. تمام اطلاعات مربوط به مبادلات بانکی اطلاعات کارت های اعتباری اپلیکیشن های مورد استفاده در سازمان در این نرم افزار به خوبی نگهداری می شود.
این نرم افزار به شما این امکان را می دهد که وظایف محول شده به هر یک از کارکنان را زیر نظر داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید با توجه به توانایی‌ها و تخصص‌ها هر یک از کارکنان وظایف متناسب آنها را در نظر بگیرد. این بدان معناست که نیروی انسانی منابع مالی در تجارت ها به درستی و در جهت ارتقاء بازدهی شرکت به کار گرفته می‌شود.
3.Spoke
این نرم افزار یکی از جدیدترین و بزرگترین نرم افزار های حال حاضر درزمینه اتوماسیون اداریبه شمار می‌رود. شما با استفاده از این نرم افزار در طول زمان شاهد افزایش کارایی و بازدهی نرم افزار خواهد بود. چرا که این نرم افزار می تواند با توجه به اطلاعات ورودی شما و وظایفی که بر عهده گرفته است، ارتقا پیدا کند. نکته حائز اهمیت درباره آن این است که نرم افزار توسط شما آموزش می بینند. به این ترتیب در صورتی که کارکنان با سوال مواجه شوند نیاز به مراجعه به مدیر آی تی نخواهید داشت. نرم افزار، تمام اطلاعات مربوط به حوزه مدیریتی را در خود گنجانده و پاسخ های مورد نیاز را برای کارکنان فراهم خواهد کرد.
از این گذشته، از آنجایی که امکان ارتقاء میزان داده‌های اولیه نرم افزار وجود دارد، مدیران آی تی قادر خواهند بود در مراحل مختلف، داده های تازه ای را به بانک اطلاعات نرم افزار اضافه کنند. نرم افزار دستیابی به اطلاعات ذخیره شده پاسخ های مورد نیاز کارکنان را در اختیار آن ها قرار خواهد داد.
نرم‌افزار فوق علاوه بر مزایای که برای مدیران آی تی به همراه خواهد داشت، قابلیت های فوق العاده ای را در اختیار بخش منابع انسانی قرار خواهد داد. مدیران بخش منابع انسانی با دسترسی به اطلاعات کارکنان حاضر شرکت ها می توانند کیفیت رسیدگی به امور کارکنان را نیز بهبود ببخشند.
4.Fleetsmith
این نرم افزار تمام اطلاعات موجود در شرکت را در سامانه های طبقه بندی شده سیستم اتوماسیون اداری ذخیره کرده و در اختیار مدیران آیتی قرار می دهد. به این ترتیب دسترسی به اطلاعات متفاوت تر دامنه تجارت به سادگی به انجام می رسد. اطلاعات و داده های تمامی نرم افزارهای مورد استفاده در شرکت در این نرم افزار قابل دسترسی است.
به این ترتیب زمانی که یک نیروی کار جدید به تجارت شما افزوده می شود نیازی به صرف زمان و نیروی انسانی برای ارائه اطلاعات مورد نیاز به او وجود ندارد. چرا که تمامی اطلاعات مورد نیاز کارمند در اختیار او قرار داده می شود. به این ترتیب نیروی جدید تمام اطلاعات دستورات مورد نیاز دسترسی خواهد داشت. این بدان معناست که مدیران آن می‌توانند زمان خود را صرف به کارگیری استراتژی ها و راهکارهای نوین برای پیشبرد تجارت کند.
5. Envoy
این نرم افزار نیاز به استفاده از نیروهایی برای خوشامدگویی به بازدیدکنندگان را به کلی از میان برداشته است. به این ترتیب تمامی اطلاعات مورد نیاز برای افرادی که به سامانه مراجعه می‌کند به خوبی مهیا می شود.
در صورتی که واحد پذیرش از این نرم افزار برخوردار است، می تواند با استفاده از این نرم افزار انجام کار را به مراتب ساده تر کند. اطلاعات و راهنمایی های مورد نیاز برای بازدیدکنندگان در اختیار آن ها قرار داده می‌شود. این نرم افزار مدیریت بسته ها و مرسوله های ارسالی اطلاعات شما را به مراتب ساده تر خواهد کرد.
6.Duo
بخشی از ادارات و شرکت ها فاقد تیم مدیریتی در زمینه اتوماسیون اداریهستند. این ادارات و شرکت ها به کارکنان خود اجازه می دهند که از نرم افزارها و برنامه های شخصی خود برای انجام وظایف محول شده، استفاده کنند. چنین ساز و کاری اطلاعات و داده های موجود در شرکت ها و ادارات را در معرض خطر قرار می‌دهد. چرا در مدیریت فایل ها و برنامه های مورد استفاده یک پایش کارکنان ممکن نخواهد بود.
این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا بدون استفاده از پروکسی ها تنها با استفاده از گوشی های هوشمند و دستگاه‌های الکترونیکی مورد نظر خود نرم افزارهای اداره و شرکت دسترسی داشته باشد. نرم افزار رویت و کارایی دستگاه هایی که به شبکه اطلاعاتی اداره شما دسترسی دارند را مورد ارزیابی قرار می دهد. به این ترتیب نرم افزار فوق می توانند دسترسی کاربرها و دستگاه های متصل به اطلاعات سازمانی را محدود یا به کلی مسدود کند.